Quels que soient les objectifs, la stratégie et l’activité de votre entreprise, avoir des collaborateurs engagés et motivés sur le long terme reste un vrai challenge surtout dans le contexte actuel où la quête de sens est un enjeu majeur pour les salariés. Ils ont besoin de s’y retrouver pour adhérer. Pour répondre à ces enjeux, la communication interne est un des canaux à exploiter pour limiter l’attrition de vos collaborateurs et assurer les recrutements de vos talents. Nous vous proposons dans cet article les clés d’une communication interne efficace pour répondre aux attentes des salariés en quête d’une identité professionnelle reconnue…
Qu’est-ce qu’une communication interne efficace et quels en sont les avantages ?
Définition
Si l’on reprend les critères manager-go.fr pour qu’une communication soit efficace, vous devrez vous assurer que votre message est : 
- Clair
- Concis
- Concret
- Correct
- Cohérent
- Complet
- Courtois.
Ainsi, si telle est votre communication, elle sera entendue, comprise et intégrée et donc efficace ! En d’autres termes, une communication efficace serait celle qui permet à l’ensemble de vos collaborateurs de s’approprier le discours, de comprendre la stratégie de l’entreprise et le sens des actions qu’on lui demande de mener. A contrario, il y a de fortes chances que vos collaborateurs ne se mobilisent pas si le message n’est pas compris. Ce sont par ailleurs les bases d’un management réussi.
Mais pour quelles raisons devrais-je m’imposer une telle rigueur dans les messages que j’adresse à mes collaborateurs allez-vous me dire ? Et votre question serait légitime, car rien dans la législation du travail n’impose aux organisations de répondre à la question du sens dans les missions confiées. En revanche, occulter cette question reviendrait à ignorer la question plus générale du bien-être au travail et de l’empathie que vous pourriez avoir vis-à-vis des êtres humains qui composent vos équipes. Il est donc primordial de comprendre l’intérêt d’améliorer votre communication interne pour éviter certaines déconvenues avec vos éléments les plus fidèles et talentueux parfois.
Définir une stratégie de communication interne, même si elle prend du temps, vous en fera gagner sur le long terme sur des sujets opérationnels tels que le recrutement, l’acquisition de client ou la gestion des ressources humaines. Nous vous expliquons tout ci-dessous.
Mais pour l’instant, découvrons les réels avantages à définir une stratégie collaborative efficace.
1. Garder vos équipes motivées et engagées
Alors qu’on observe une forte vague de démission depuis la pandémie, le non-alignement aux valeurs d’un salarié est devenu l’une des raisons principales à son départ. Il est donc crucial de s’assurer de leur adhésion à l’entreprise.
Les plus découragés ne vous le diront certainement pas, en revanche vous pouvez les tester en les challengeant sur des missions parallèles à leur fiche de poste pour les valoriser. S’ils refusent tout type de contribution, il serait certainement préférable d’avoir un entretien individuel pour définir leur vision à moyen terme et leur projet professionnel.
Cet exemple, qui n’est pas une généralité, permet de comprendre l’enjeu pour un manager de garder ses collaborateurs motivés et engagés. Plus on adhère, plus on est solidaire et plus on est dans l’action.
2. Atteindre vos objectifs commerciaux
Vous êtes manager, ou responsable commercial ou commercial, vous êtes donc certainement intéressé à la réalisation d’un objectif. Vous avez envie de l’atteindre pour gagner plus. Et souvent vous avez également un objectif collectif qui vous permettra de gagner encore plus. Vous avez donc tout intérêt à ce que votre collègue soit aussi concerné que vous. La communication interne est donc aussi votre bataille.
Ce n’est pas que l’affaire de votre dirigeant ou manager. Et il n’est certainement pas le seul responsable. On a tous connu des récalcitrants égocentrés qui, bien heureux d’avoir terminé leur objectif personnel, s’en allait vaquer à d’autres occupations pendant que vous, vous trimiez encore pour que la région, ou la France fasse le chiffre.
Car si l’entreprise ne réalise pas son budget, les conséquences toucheront tout le monde.
Alors CQFD, communiquer efficacement a aussi pour objectif de maintenir une ambiance collective d’entraide, et de cohésion d’équipe pour atteindre les objectifs commerciaux. Je n’ai volontairement abordé que les services commerciaux, mais évidemment tous les services connexes sont concernés par l’atteinte des résultats.
3. Attirer les talents
Vous avez certainement déjà cherché un emploi dans votre vie. La solidité financière de l’entreprise cible était certainement un critère, bien entendu, mais ses valeurs n’étaient-elles pas au cœur de vos préoccupations ? Et quand on parle de valeurs, on entend bien sûr celles qui nous touchent et que l’on partage. Donc des valeurs humaines.
Beaucoup d’entreprises aiment indiquer sur leur site que leurs valeurs sont la bienveillance ou la cohésion. Les réseaux sociaux sont assez utilisés aujourd’hui pour déterminer la face cachée des entreprises. Il est donc assez simple d’aller vérifier si un employé est bien dans l’entreprise que vous draguez.
L’ambiance générale et la manière de communiquer sont donc un réel atout pour attirer vos futures perles.
4. Attirer de nouveaux clients
De la même manière que les talents, les clients avant de conclure avec une entreprise, à moins d’avoir une renommée déjà bien assise, vérifient où ils mettent les pieds.
Il est donc inévitable de soigner votre image, la fameuse image de marque (cf. l’article sur le sujet). Le client ne regarde pas que le prix, mais si vous travaillez dans les services, vos équipes ont intérêt à bien s’entendre pour assurer une qualité de service irréprochable et une recommandation de votre client.
Maintenant que vous êtes convaincus, vous allez découvrir les 10 trucs à mettre en place.
Votre communication interne sera percutante et efficace auprès des partenaires de votre réussite : clients, collègues, collaborateurs, prestataires…
Des collaborateurs heureux feront des clients heureux.
Les outils pour assurer une communication interne efficace
Ces conseils sont à destination principalement des managers et dirigeants, garants de l’efficacité collective. Mais évidemment, la volonté de communiquer doit émaner de chaque partie prenante.
1. Clarifier les rôles et les missions
Je ne sais pas vous, mais lorsque j’étais manager, rien n’était plus désagréable qu’un collaborateur venant pleurnicher dans mon bureau pour dire : « ce n’est pas à moi de faire ça ».
On veut motiver les personnes, les responsabiliser et les valoriser. Alors, faisons-le.
Comme dans toutes les équipes sportives, ou organisations même familiales, il y a des règles et chacun a son rôle à jouer. Dans l’entreprise, c’est tout aussi vrai. Pourtant, c’est assez rare que l’exercice soit réalisé.
Pour éviter tout quiproquo, prévoyez à l’occasion d’une réunion d’équipe de refaire un point sur les règles du jeu de l’équipe. Ce sera l’occasion de préciser vos attentes et d’entendre celles de l’équipe. Horaires, autonomie, valeurs sont autant de sujets constituant les règles du jeu. Elles peuvent être décidées collectivement l’impact en sera d’autant plus fort.
Si votre équipe est pluridisciplinaire, les rôles et missions de chacun peuvent être revalidés collectivement, ce qui règlera les sujets « frontaliers ». Si l’équipe est constituée de profils similaires, la feuille de poste est un très bon point de départ.
Pour revenir au collaborateur pleurnichard, un entretien individuel de recadrage peut être plus approprié. Et un entretien de recadrage est de la communication.
2. Savoir écouter pour être entendu
Le rôle premier et le plus difficile à mon sens quand on est manager est de donner du sens à ce qu’on transmet pour obtenir des résultats. Pour cela, il est très important de connaitre son collaborateur pour exprimer les choses avec ses mots.
Ecouter ses collaborateurs est donc la qualité première. Quelles sont ses attentes, qu’est-ce qui l’anime, qu’est-ce qu’il aime moins… des infos cruciales qui vous permettront de trouver la manière et les mots pour les faire adhérer et les engager.
Il n’est pas question de tomber dans le « bureau des pleurs ». Même si parfois la frontière est tenue, mais votre collaborateur est votre allié, votre partenaire. Son individualité doit être prise en compte pour faire fonctionner l’équipe.
Vous pourriez même découvrir des talents parfois qui ne demandent qu’à être exploités.
3. Assurer l’échange et le respect
Ce point est évident pour améliorer la communication dans une équipe. Le discours ne doit pas être exclusivement descendant. Une écoute active est donc primordiale pour assurer le respect de votre position. Encore de trop nombreux managers pensent que diriger une équipe, c’est décider seul.
Mais comment valider que les équipes ont compris et ont adhéré si vous ne leur demandez pas ce qu’ils en pensent? Ceci implique que la confiance est instaurée entre vous. Et si vous échangez avec authenticité et sans jugement, la confiance s’installera automatiquement. Vous avez beaucoup à apprendre de vos équipes.
4. Identifier les préférences de votre équipe en matière de communication interne (outils, canaux…)
Comme beaucoup d’actions à mener dans une équipe, le choix en matière de communication interne peut faire l’objet d’une décision collective. Encore faut-il que la société vous offre la possibilité d’utiliser plusieurs canaux.
Dans une petite entreprise sans trop de moyens, il y a à minima 3 outils de communication :
- Téléphone
- Messagerie instantanée type WhatsApp.
Il suffit de vous mettre d’accord sur le mode de communication le plus adapté à votre métier et à votre quotidien. Il n’en reste pas moins que les communications officielles doivent rester sur le canal professionnel officiel pour des raisons évidentes de confidentialité.
Dans les grandes entreprises et surtout après la pandémie, d’autres outils ont été installés pour permettre de fluidifier les échanges interpersonnels. TEAMS a été le plus grand succès je pense.
Assurez l’échange avec votre équipe et décidez ensemble les manières de communiquer. Chacun n’aura pas la même vision, mais collectivement, vous trouverez des solutions connexes.
5. Développer des moyens de communication interne
Si votre entreprise vous le permet, n’hésitez pas à soumettre des outils de communication interne : newsletter, posts sur les réseaux sociaux ou un canal interne, plateforme collaborative…
A défaut de moyens, proposez des « moments » d’échange informels, mais agendés. Le daily stand up est une très bonne initiative si votre équipe est peu autonome ou ne travaille pas beaucoup ensemble. Ce petit temps quotidien vous permet de prendre la température de vos collaborateurs le jour J, de valider qu’ils ont bien intégré les urgences à traiter, et d’être informé des difficultés de la veille.
Vous pourriez également mettre en place un tableau reprenant les succès des uns et des autres, ou encore les bonnes pratiques. Chacun y indiquerait ce qu’il veut partager.
Tous les moyens sont bons pour communiquer au sein d’une équipe.
6. Demander à recevoir fréquemment des feedbacks
Vous donnez certainement des feedbacks à vos collaborateurs. Mais leur en demandez-vous?
C’est un exercice qui demande de l’ouverture d’esprit, mais il peut-être extrêmement enrichissant. Je me suis moi-même toujours demandée ce que mes collaborateurs pensaient de moi. C’est seulement quand je suis partie que j’ai eu quelques retours ou par des biais détournés. Pourtant, j’aurais adoré avoir des retours constructifs pour progresser et notamment améliorer ma communication.
Alors, allez de l’avant et faites parler vos collaborateurs. Plus vous communiquerez, vous échangerez naturellement avec eux, plus ils oseront vous donner des retours utiles.
7. Identifier tout problème et le traiter immédiatement
Dans votre vie personnelle, n’avez-vous pas laisser pourrir une situation juste à cause de malentendus ? Votre frère vous avait encore énervé à cause de son éternel besoin de tout ramener à lui. De toute façon, il ne changera pas, alors à quoi bon ?
Le problème, c’est que dans le boulot, il n’est pas question de changer les personnes, mais de les amener à contribuer de manière positive à vos objectifs. Il est donc indispensable de régler un litige entre collègues et de ne surtout pas l’ignorer.
Si vous avez constaté un dysfonctionnement ou une tension au sein de l’équipe, il est vital de mettre des mots dessus et d’écouter les collaborateurs exprimer leur ressenti. Un échange peut avoir lieu en groupe ou en individuel. Tout dépendra de l’intensité du mal-être et de la tension.
S’il s’agit d’un problème opérationnel, c’est plus une question de process ou d’outils. La communication peut simplement être un désamorçeur pour que le travail soit réalisé.
8. Redoubler d’efforts en période de crise
Nous l’avons tous vécu, la pandémie de 2020 nous a conduit à une situation professionnelle totalement inconnue. Pour certains, il a fallu continuer à travailler parfois encore plus sans sortir de chez soi, et avec en plus le rôle de parent, restaurateur et instituteur. Pour d’autres, l’inquiétude a pris le dessus, le quotidien étant devenu une journée d’enfermement sans activité. Et pour les professions « nécessaires » comme les médecins, les infirmières, les métiers de bouche, les banquiers, les postiers…. il a fallu ne rien changer à son quotidien et s’adapter à de nouvelles conditions de travail gouvernées par la peur de la maladie.
Toutes ces situations ont conduit à adopter des attitudes quasi personnelles avec ses équipes. Il a fallu entrer dans la sphère privée pour adapter les horaires, le dialogue, les missions. Les impératifs de l’entreprise sont devenus secondaires par rapport à la vie des personnes. Et heureusement ! Qui n’a pas assisté à des réunions avec les hurlements de bébé en fond sonore ou des enfants assis sur les genoux de leur parent? Un tableau inimaginable il y a encore trois ans.
Cette situation était exceptionnelle et générale, soutenue par l’Etat, les entreprises se sont donc appuyées sur les dispositifs financiers mis en place pour assurer la prise en compte des situations des leurs collaborateurs.
Mais lorsque l’entreprise vit une crise liée à son activité, à sa situation financière, il devient vital de multiplier les communications auprès des équipes pour les mobiliser, les informer et éviter des spéculations qui neutraliseraient leur concentration. Les rumeurs sont l’ennemi de la productivité.
C’est votre attitude et votre mode de communication lors de période difficile que les collaborateurs retiendront pour vous critiquer.
9. Communiquer en toute transparence pour gagner la confiance
Dans le même esprit que le conseil précédent, ce n’est certainement pas en mentant ou en cachant la vérité que vous gagnerez la confiance de vos collaborateurs. Bien au contraire.
La boite va mal, dites-le ! Ce sera notamment plus facile de demander aux équipes de faire des économies.
Vous avez perdu un fournisseur stratégique, dites-le ! Il sera beaucoup plus facile aux commerciaux de justifier des délais de livraison.
Vous avez des soucis personnels et vous devez vous absenter, dites-le ! Avant d’être collègue ou chef, nous sommes des humains. Et personne n’est infaillible. Votre assistante ne vous en voudra jamais si vous êtes colérique dans la mesure où vous l’avez prévenue que vous gériez une passe difficile de votre vie, sans entrer dans les détails.
Elle risque en revanche de ne pas mâcher ses mots auprès des collègues si vous ne dites rien et que vous êtes d’humeur massacrante.
10. Créer des moments conviviaux pour développer l’esprit d’équipe
Conseil évident et pourtant… Combien d’entre vous organisent des apéros, des déjeuners ou des moments au café ?
Evidemment, il n’est pas question de parler boulot pendant ce moment privilégier, mais bien d’échanger sur des sujets qui rassemblent ou qui intéressent tout simplement. Evitez toutefois de faire ça le week-end ou le vendredi soir à moins que vous ne bossiez dans une start-up pleine de célibataires 😉
Plus que jamais, les collaborateurs recherchent des valeurs humaines chez leur employeur, un esprit d’équipe, une bonne ambiance, un lieu accueillant, et du SENS. Une communication interne efficace peut être la solution. Alors vous, manager, utilisez ces petits trucs pour créer une équipe solidaire, engagée, performante et attractive !
Mais si vous deviez commencer demain, lequel mettriez-vous en place ?