Quand il s’agit de mettre en œuvre un CRM sérieux, beaucoup d’entreprises comprennent rapidement que l’opération la plus critique n’est pas tant l’outil que la qualité des données qui y sont intégrées. Avec HubSpot, importer vos contacts ne doit pas rester une tâche administrative routinière, c’est l’occasion de bâtir un socle solide, propre, exploitable sur le long terme. Vous l’aurez compris, réussir à importer et nettoyer vos contacts dans HubSpot sans perdre une seule information utile constitue un avantage stratégique non négligeable.
Dans cet article, nous vous guidons étape par étape, avec des conseils pratiques, les erreurs à éviter et de bonnes pratiques, pour structurer votre base sans compromis. Prêts à plonger dans le monde de la donnée ? On y va !
Pourquoi le nettoyage des données mérite votre attention ?
Avant de lancer un fichier d’import dans HubSpot, il est essentiel de comprendre les enjeux. Il ne suffit pas de transférer des noms et des adresses e-mail. C’est en réalité un processus complexe qui consiste à préparer la donnée, éliminer les doublons, structurer le profil des contacts, et associer correctement les objets (contacts, entreprises, transactions) pour que HubSpot fonctionne dans les meilleures conditions possibles.
Un mauvais import risque de créer des fiches vides, des erreurs de mapping, ou même des données inutilisables. Bref, ce genre de situation vous rajoute du travail plutôt que d’en éliminer. C’est quand même pas l’objectif, vous en conviendrez.
Nettoyer votre base avant l’import permet de :
- Éliminer les doublons et fiches redondantes ;
- Harmoniser les champs (format de téléphone, majuscules, pays, fuseau) ;
- Assurer qu’un contact n’a pas un statut erroné ;
- Préparer les points de segmentation, scoring et automatisation.
Tout ça pour dire que l’effort d’importation devient finalement une opportunité de structurer votre CRM plutôt qu’un simple transfert de fichiers. Donc si on résume, quand HubSpot dispose de données bien organisées, les workflows, les automatismes et les rapports deviennent beaucoup plus fiables et plus performants. 83 % des clients HubSpot affirment que la plateforme unifie efficacement toutes les données de leur entreprise en un seul endroit.
HubSpot : les bonnes étapes pour un import sans erreur
Voici les étapes six clés que nous recommandons pour importer vos contacts dans HubSpot de manière efficace, propre et sans erreur :
1 – Préparer votre fichier de contacts – Assurez-vous que le fichier est au format pris en charge (CSV, XLSX), contient une ligne d’en-tête, et que chaque colonne correspond à une propriété HubSpot ou à une propriété personnalisée que vous allez créer.
2 – Vérifier les propriétés existantes dans HubSpot – Avant l’import, explorez votre instance HubSpot pour savoir si les propriétés dont vous avez besoin existent déjà. Si ce n’est pas le cas, créez-les pour éviter les colonnes sans correspondance.
3 – Nettoyer et enrichir votre fichier en amont – Supprimez les lignes vides, standardisez les formats (ex. : +33 pour les numéros français), remplacez les “N/A” ou “—” par des valeurs vides ou correctes, vérifiez que toutes les adresses e-mail sont valides.
4 – Faire un test d’import sur un petit échantillon – Importez 100 ou 500 contacts, examinez les résultats dans HubSpot, repérez les erreurs ou colonnes non mappées, corrigez et relancez. Ce test réduit fortement les risques d’une mauvaise importation sur toute la base.
5 – Importer la totalité des contacts – Une fois le test validé, lancez l’import complet. Dans HubSpot, sélectionnez “Importer”, choisissez le fichier, mappez les colonnes et vérifiez que la duplication est bien prise en compte (HubSpot détecte l’e-mail).
6 – Analyser les erreurs et corriger – À la fin de l’import, consultez le rapport d’erreurs fourni par HubSpot : colonnes non mappées, valeurs invalides, lignes ignorées. Corrigez le fichier et réimportez-le si nécessaire.
En suivant ces six étapes, vous limitez la casse, vous maximisez la qualité et évitez de laisser des “zones grises” dans HubSpot.
HubSpot : nettoyer une base existante pour la rendre exploitable
Souvent, vous ne partez pas d’un fichier vierge mais d’une base historique qui a accumulé des contacts mal qualifiés, des doublons ou des fiches incomplètes. Dans HubSpot, nettoyer cette base est tout aussi important que l’import initial.
Diagnostiquer votre base
Commencez par poser quelques questions : quelles fiches n’ont pas eu de contact depuis 12 mois ? Combien de fiches sans adresse e-mail professionnelle ? Combien de doublons détectables ? En HubSpot, vous pouvez créer des listes actives pour repérer ces cas.
Supprimer ou archiver les fiches inutiles
Créez une liste des contacts “inactifs” (pas d’interaction, pas d’ouverture d’e-mail depuis plus d’un an). Portez-vous volontairement pour supprimer ou archiver ces fiches. Cela améliore la délivrabilité, la qualité de vos campagnes et la lisibilité de vos tableaux dans HubSpot.
Harmoniser et enrichir les données
Utilisez des outils d’enrichissement ou d’intégration pour compléter les informations manquantes : secteur, effectifs, chiffre d’affaires de l’entreprise, poste du contact. Grâce à HubSpot, ces propriétés deviennent des segments exploitables pour des campagnes très ciblées.
Déduplication dans HubSpot
HubSpot détecte les doublons grâce à l’adresse e-mail pour les contacts, et au nom de domaine pour les entreprises. Utilisez la fonction intégrée de gestion des doublons ou un outil externe pour fusionner les fiches, fusionner les historiques d’activité et garder une base propre.
HubSpot : mapping des données pour éviter les écueils
Souvent, les erreurs d’import proviennent d’un mauvais formatage ou d’un mauvais mapping entre colonnes et propriétés. Voici quelques points techniques à bien maîtriser pour éviter de faire des erreurs.
Votre fichier doit être encodé en UTF-8 si des caractères accentués sont utilisés. Chaque colonne d’en-tête doit correspondre soit à une propriété HubSpot, soit à une nouvelle propriété personnalisée. Les colonnes ne sont pas obligées d’être dans un ordre précis, mais le mapping manuel doit être soigné.
Pour les propriétés de type « sélecteur » dans HubSpot (ex. secteur, phase du cycle de vie), les valeurs importées doivent correspondre au libellé ou à la valeur interne. Enfin, pour les champs de date/heure, formatez selon les règles acceptées (ex. : 28/10/2023, 2023-10-28).
Un mauvais mappage mène à des fiches sans données exploitables, à des erreurs visibles dans HubSpot et à une perte de confiance dans votre CRM.
HubSpot : les erreurs fréquentes à éviter
Malgré tout, certaines erreurs reviennent régulièrement lors de l’import :
- Importer des fichiers contenant des colonnes vides ou redondantes ;
- Laisser des adresses e-mail avec typographie incorrecte ;
- Omettre de créer les propriétés personnalisées avant l’importation ;
- Ne pas tester à petite échelle et lancer directement un gros fichier ;
- Ne pas configurer de workflow de nettoyage périodique après l’import.
Vous vous en doutez, chaque erreur peut avoir des conséquences importantes sur vos actions. C’est tout bête mais cela se paye ensuite à travers des taux d’ouverture en baisse, des doublons persistants, une segmentation difficile et des rapports peu fiables dans HubSpot. Une fois que vos contacts sont importés et nettoyés, l’objectif est de maintenir cette propreté et d’en tirer le maximum.
Voici quelques bonnes pratiques à garder en tête pour la suite :
- Créez une liste active et repérez des contacts sans activité ;
- Activez un workflow de relance interne quand des propriétés sont vides ;
- Mettez en place un score de lead basé sur l’exhaustivité des données : plus une fiche est renseignée, plus elle reçoit de points ;
- Formez vos équipes à remplir systématiquement certaines propriétés clés (poste, taille d’entreprise, intérêt produit) avant de contacter ;
- Définissez un calendrier de nettoyage annuel ou semestriel pour archiver ou supprimer les fiches obsolètes.
Grâce à ces petits détails, HubSpot devient davantage un actif stratégique qu’un simple répertoire de contacts. Vous passez une étape et vous allez vite vous en rendre compte.
HubSpot : comment gérer les migrations depuis un ancien CRM
Beaucoup d’entreprises arrivent dans HubSpot après avoir utilisé plusieurs systèmes. Dans ce cas l’import doit s’inscrire dans une logique de migration.
- Identifiez les objets à migrer ;
- Préparez un plan de mapping entre votre ancien CRM et HubSpot ;
- Conservez l’historique essentiel : appels, notes, tâches si possible ;
- Lancez d’abord un import pilote, puis importez le volume total ;
- Surveillez les indicateurs après migration.
Concrètement, une migration réussie change profondément la dynamique opérationnelle. Vos équipes retrouvent l’historique, les prospects ne sont pas perdus et HubSpot devient le point unique de vérité. Et ça change tout pour votre quotidien ! Testez, vous verrez.
HubSpot : une checklist finale pour un import maîtrisé
Avant d’appuyer sur « Importer », voici une checklist à ne pas négliger :
- Vérifier le format de votre fichier (.csv/.xlsx)
- Il ne doit contenir qu’une seule feuille ;
- Ayez une ligne d’en-tête correspondant à des propriétés HubSpot ;
- Créer ou vérifier les propriétés personnalisées dans HubSpot ;
- Nettoyer les données (doublons, formatage, champs vides) ;
- Effectuer un test d’import à petite échelle ;
- Lancer l’import complet en surveillant les erreurs.
- Mettre en place des listes actives pour la maintenance continue ;
- Former les équipes sur les bons réflexes de saisie dans HubSpot ;
- Planifier un audit des données tous les six à douze mois ;
- Documenter votre procédure d’import pour assurer la répétabilité.
C’est simple, si vous respectez cette checklist, vous pourrez démarrer votre expérience dans HubSpot sur des rails solides. Et ce n’est pas du luxe !
Bref, importer et nettoyer vos contacts dans HubSpot sans perte de données n’est pas un simple exercice technique. C’est une démarche stratégique, qui conditionne la qualité de vos campagnes marketing, l’efficacité de vos automatisations et la pertinence de vos reportings.
Si vous adoptez une méthode rigoureuse, en traitant vos données de manière proactive et en mettant en place des mécanismes de maintenance, vous transformerez votre CRM en simple espace de stockage d’informations vers un véritable levier de croissance. Et cela se verra sur les résultats de vos campagnes ! Si vous avez toujours repoussé cette étape parce qu’elle semblait fastidieuse, considérez-la désormais comme un investissement à fort rendement.
En faisant tout ça correctement, vos équipes gagneront du temps, vos messages seront plus pertinents, votre suivi plus fluide. Et HubSpot deviendra enfin l’outil central que vous espériez. Vous avez toutes les cartes en main. Maintenant, à vous de faire le nécessaire en créant gratuitement votre compte HubSpot !