Le 30 avril 2024, un nouvel arrêté est venu préciser certaines obligations pour les organismes certificateurs et les financeurs en formation professionnelle. Relatif au « bilan des organismes certificateurs et au contrôle de service fait des organismes financeurs », il introduit de nouvelles responsabilités pour les acteurs concernés…
Des obligations renforcées pour les organismes certificateurs et les instances de labellisation
Selon le nouvel arrêté voté le 30 avril 2024 et publié dans le Journal Officiel, les organismes certificateurs doivent produire un bilan annuel contenant 10 informations clés sur leur activité :
- Le nombre de prestataires certifiés et ceux certifiés au 31 décembre, avec une répartition par catégorie d’action ;
- Le nombre d’audits réalisés, classés par type (audit initial, audit de surveillance, audit de renouvellement) ;
- Les décisions ayant entraîné un refus, une suspension ou un retrait de certification pour non-conformité aux critères de qualité Qualiopi ;
- Le nombre de certifications résiliées ou abandonnées par les prestataires de formation avant l’achèvement du processus ;
- Les transferts de certification, qu’ils soient entrants ou sortants, en lien avec ces résiliations ;
- Un focus sur les non-conformités relevées lors des audits, en précisant les cinq indicateurs principaux menant à ces constats ;
- Les plaintes reçues ainsi que les suites données ;
- Les interventions sur l’utilisation de la marque de certification ;
- Le nombre d’auditeurs internes et externes de l’instance ou de l’organisme ;
- Les difficultés au moment d’appliquer le dispositif de certification entre autres.
Cet arrêté vise à renforcer la transparence des audits et des processus de certification, autrement dit à rendre le système de certification Qualiopi plus transparent, tout en encourageant les prestataires de formation à se conformer aux exigences légales et réglementaires.
Ces nouvelles données doivent donc désormais être intégrées au bilan annuel d’activité des organismes certificateurs et à celui des instances de labellisation.
Ce que cela implique pour vous en tant qu’organisme de formation
Ces obligations vous concernent directement si vous faites appel à un organisme certificateur pour renouveler ou obtenir la certification Qualiopi. Les prestataires de formation devront être encore plus vigilants sur la conformité de leur processus vis-à-vis des critères de qualité Qualiopi, car les non-conformités peuvent entraîner des retraits de certification plus fréquents.
De plus, si vous sous-traitez certaines prestations, les plaintes déposées contre vous par vos propres sous-traitants ou clients seront davantage scrutées. Désormais, il s’agit aussi d’un critère important pour maintenir votre certification et votre crédibilité.
Renforcement des contrôles des organismes financeurs
En parallèle, cet arrêté clarifie les modalités de contrôle des organismes financeurs (Opérateurs de Compétences – OPCO, France Compétences, commissions paritaires régionales interprofessionnelles (CPRI), Caisse des dépôts et consignations (CDC)…).
Les demandes de prise en charge seront désormais passées au peigne fin afin de s’assurer que les projets de transition professionnelle ou les formations financées respectent bien les obligations de qualité. Ce contrôle portera également sur la vérification des pièces justificatives et de la conformité des dossiers déposés.
Les financeurs sont ainsi responsabilisés quant à la validation des projets qu’ils financent, notamment via le CPF (Compte Personnel de Formation) ou d’autres dispositifs. En tant qu’organisme de formation, vous devrez vous assurer que vos projets respectent les critères établis, notamment pour la prise en charge des frais.
Des statistiques et des impacts concrets
D’après les données du Ministère du Travail, en 2023, près de 35 % des organismes de formation certifiés Qualiopi ont été touchés par des non-conformités lors des audits, principalement liées à la gestion administrative et à la traçabilité des actions de formation.
Cela souligne la nécessité de mettre en place des systèmes de contrôle internes rigoureux et de suivre de près les indicateurs de performance pour éviter toute suspension ou tout retrait de certification.
Les organismes certificateurs devront également intensifier leurs efforts en matière de formation continue des auditeurs, pour s’assurer que ceux-ci maîtrisent parfaitement les évolutions des critères de certification et des pratiques professionnelles.
Quelques conseils pour les organismes de formation
Si vous êtes un organisme de formation, il est crucial de :
- Mettre à jour régulièrement vos processus et effectuer un audit interne régulier pour vous aider à anticiper les non-conformités ;
- Suivre de près les évolutions et/ou changements dans les obligations réglementaires et les critères de certification. La veille juridique doit être votre alliée !
- Former votre personnel aux critères Qualiopi. Cela inclut la maîtrise des obligations liées à la certification, mais aussi des outils de suivi de la qualité ;
- Renforcer la relation avec vos sous-traitants et s’assurer que vos partenaires disposent des certifications et documents requis, ce qui vous protègera en cas de contrôle.
Cet arrêté du 30 avril 2024 impose donc aux organismes certificateurs et financeurs une plus grande rigueur dans le contrôle des processus de certification et de financement des formations professionnelles.
Pour les organismes de formation, il s’agit d’un tournant vers davantage de transparence et d’exigence dans la gestion de leurs prestations.
Pour éviter tout désagrément lors des audits ou des contrôles, comme l’audit de surveillance, il est essentiel de revoir vos pratiques, de vous entourer des bons partenaires et d’adopter une démarche proactive de conformité. Et n’oubliez pas, le chemin vers la réussite passe toujours par la qualité !