Très souvent redoutée par les professionnels, et notamment par les indépendants et les freelances qui n’ont pas l’assistance de comptables, la comptabilité et la facturation peuvent pourtant largement être simplifiées. Nous avons fait le tour de ce sujet crucial avec Indy, spécialiste de la facturation, pour perdre moins de temps sur votre gestion et gagner du temps pour développer votre activité.
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Respectez les éléments obligatoires dans l’émission des factures
La facturation est encadrée et doit respecter un certain nombre de mentions obligatoires. Il faut être particulièrement vigilant sur ce point. Chaque facture doit contenir des mentions obligatoires claires :
- date d’émission de la facture,
- numéro unique de facture,
- coordonnées complètes du client et du fournisseur,
- description précise des prestations ou produits,
- quantité et prix unitaire des biens ou services vendus,
- numéro de TVA du vendeur,
- taux et montant de TVA applicable, montant HT et montant TTC,
- conditions de paiement et date limite de règlement,
- pénalités et frais en cas de retard.
Vous avez tout avantage à être rigoureux dans la création de vos factures, vous risquez en effet des sanctions de la part de l’administration fiscale si vos factures ne sont pas correctement émises. Avec certains outils, tels qu’Indy, les mentions légales obligatoires sont automatiquement ajoutées.
Utilisez des modèles de factures pour gagner du temps
Pour gagner du temps dans votre facturation, il est primordial de créer des modèles qui sont à l’image de votre entreprise et facilement réutilisables, afin d’optimiser au maximum la création de vos factures.
Un outil comme Indy vous permet par exemple de créer des modèles personnalisés à votre image (logo, couleurs, mentions légales, etc.) en quelques clics grâce à un éditeur intégré. Des factures personnalisées sont un gage de professionnalisme et participent aussi à la relation avec vos clients.
Facturez vite pour un paiement rapide
La première règle d’or consiste à facturer sans attendre dès que la prestation est réalisée ou le produit livré ! Une facturation rapide permet de réduire les délais de paiement, améliore la gestion de trésorerie et prévient les oublis potentiels. Il est aussi important d’associer factures et paiements pour vous faire gagner du temps dans votre comptabilité et faciliter votre suivi, c’est déjà le cas avec un outil comme Indy.
Les conditions de paiement doivent être clairement indiquées sur chaque facture (date d’échéance précise, modes de paiement acceptés). Cette transparence aide vos clients à respecter les délais et facilite les relances éventuelles. Et pour mettre toutes les chances de votre côté pour un paiement rapide, proposez plusieurs moyens de règlement (virement bancaire, paiement en ligne sécurisé, prélèvement automatique, etc.). Plus il est simple de vous régler, moins vous subirez de retards de paiement.
Relancez systématiquement les impayés
Une facture impayée ou réglée en retard peut rapidement devenir problématique. Mettez en place un processus systématique de relances : un rappel courtois dès la première semaine de retard, puis une relance plus ferme par la suite. Automatiser ces relances peut évidemment vous faire gagner du temps. Là encore, il est important de disposer d’un outil de facturation complet afin d’avoir une vue en temps réel sur les statuts de paiement de vos différentes factures.
Automatisez vos processus
Un logiciel de facturation comme Indy vous aide dans la gestion de vos impayés. Vous pouvez suivre simplement votre facturation et vos factures en retard. Vous vous concentrez sur votre activité, et vous pouvez relancer vos clients indélicats en 1 simple clic grâce au suivi des paiements avec Indy. Digitaliser la facturation et centraliser les paiements sur une plateforme en ligne diminue fortement le risque de factures non réglées.
Votre logiciel de facturation sera aussi un excellent outil de pilotage de votre activité. Vous pouvez en quelques clics générer des rapports sur vos ventes, vos paiements, et vos créances. Vous avez donc une vue actualisée sur votre chiffre d’affaires et votre santé financière.
Optez pour un logiciel de facturation performant
L’utilisation d’un logiciel dédié simplifie grandement le processus : automatisation des numéros de facture, calcul automatique des montants et de la TVA, suivi des paiements, génération de relances. Ces outils permettent de gagner du temps tout en évitant les erreurs humaines. Le choix d’un bon outil de facturation, c’est l’assurance de gagner du temps, et de la sérénité.
La facturation électronique sera obligatoire dès 2026 pour toutes les entreprises, y compris les indépendants et micro-entreprises. Il est donc primordial de franchir le pas dès aujourd’hui et de bien choisir un logiciel qui fait partie des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), qui ont été immatriculées par l’État, gage de leur conformité aux exigences réglementaires.
Contrairement aux idées reçues, un logiciel de facturation est peu onéreux, voire totalement gratuit. Indy dispose par exemple d’une offre gratuite avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer sa facturation : devis et factures illimités, catalogue de services et produits, base de données clients, suivi d’impayés, rapprochement bancaire, comptabilité gratuite et compte pro gratuit.
Si vous avez des besoins plus importants en termes de comptabilité et de pilotage, la formule Premium avec 100 % de fonctionnalités coûte 12 € par mois. Elle comprend notamment la déclaration et le paiement Ursaaf, la déclaration de TVA, la déclaration d’impôts, le livre de recettes, et un accompagnement sur mesure.